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STRUCTURE GESTIONNAIRE

Depuis le mois de février 2010, les FUPA sont passées d’une Société A Responsabilité Limitée (SARL) en une Société Anonyme (SA). Cela a engendré un changement du régime juridique et induit par la même occasion un changement dans son mode de gouvernance. Les actionnaires ont choisi comme mode de gestion celui d’un Conseil d’Administration doté d’un président et une direction générale comme le stipule l’article 415 du traité de l’OHADA.
Compte tenu de la complexité des problèmes de gestion liés à la forme juridique adoptée et surtout l’importance des questions pédagogiques qui doivent être traitées quotidiennement au  sein des FUPA, des reformes ou des chantiers ont été engagées aussitôt par la nouvelle équipe dirigeante.
La nouvelle organisation tient compte de nos spécificités : le traitement efficient des questions académiques, le respect de la réglementation portant organisation des sociétés anonymes par l’Acte Uniforme OHADA, la gestion des intérêts de deux groupes principaux d’actionnaires (les économistes et les juristes) et enfin la recherche d’une gestion efficace  de la structure.
Afin de déterminer un organigramme fonctionnel et des missions claires des acteurs en charge de la gestion des FUPA, nous avons tenu compte des contraintes énoncées ci-dessus.
Cette organisation repose sur une quatre piliers : l’équilibre des postes de responsabilité, la cohérence dans le fonctionnent des services de leur direction, la pertinence des postes et l’efficacitédans la production.

Mission de chaque poste ou organe

  1. L’Assemblée Générale

Les articles 516 et suivants des actes uniformes de l’OHADA relatifs aux règles communes à toutes les assemblées générales, montrent selon les cas l’étendu du pouvoir de l’assemblée générale. Ces décisions sont consignées en générale dans les statuts et règlement intérieur.

  1. Le Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration, qui est l’un deux modes d’administration des sociétés anonymes, précise à partir des articles 415 du même acte la politique générale des FUPA.

  1. Directeur Général (DG)

Il représente la société à l’égard des tiers, et est garant de la pérennité de l’entreprise. Pour se faire, il doit rechercher, concevoir, choisir, définir et proposer la politique générale à court, moyen et long termes au conseil d’administration pour approbation. Puis, il sera chargé de mettre en œuvre la politique générale adoptée.
A ce titre, il doit tout mettre en œuvre pour garantir :

  • Aux étudiants : une formation de qualité dans un environnement sain et un encadrement correct ;

  • Au personnel : Une rémunération conforme aux pratiques de la profession, aux conditions de travail reconnues satisfaisantes, des possibilités d’évolution de carrière, une sécurité sociale adaptée.

  • A la société : une croissance rentable (définie par des objectifs chiffrés), le renforcement de son image et de sa position sur le marché.

  • Aux actionnaires : la juste rémunération des capitaux investis.

  • A son environnement : le respect de l’ensemble des contraintes légales, fiscales et civiques.

  • Au conseil d’administration : un compte rendu fidèle sur la gestion, les états financiers et les perspectives.

Son rôle de pivot dans l’organisation, l’oblige à déléguer une partie de ses pouvoirs à ses adjoints (DGA), d’anticiper, de superviser et de contrôler.

  1. Les organes d’appui pédagogique

En tant que structure de production de la connaissance et de formation des étudiants par excellence, les FUPA attachent une importance particulière aux organes d’appui pédagogique. C’est ainsi qu’il sera indispensable de créer les organes suivants :

    1. Le Conseil Scientifique : il est chargé de traiter l’ensemble des questions pédagogiques (projets pédagogiques, innovation pédagogiques, programmes détaillées de formation, évaluation des enseignements, sanction des résultats scolaires) ;

    2. Le Conseil de Discipline : il est chargé faire respecter les obligations pédagogiques par les étudiants;

    3. Le Comité académique : il est chargé de gérer les FUPA au quotidien au plan académique. Il est composé du Président du Conseil d’Administration, du Directeur Général en sa qualité de Doyen et des Directeurs Généraux Adjoints en leur qualité de Vice-doyens.

Ces organes viennent ainsi en soutien à la direction générale pour les questions d’ordres académiques.

  1. Service de l’audit interne

Ce service élevé dans l’organisation fonctionnelle des FUPA et rattaché au Directeur Général, lui permet de travailler en toute indépendance. Il a pour mission de pérenniser l’activité des FUPA en veillant à ce que le contrôle interne soit efficace et en faisant en sorte que le manuel des procédures soit appliqué.

  1. Assistante de direction

Collaboratrice du Directeur général, elle est en relation avec toutes les directions de l’université. Pouvant avoir des missions de communication, elle prépare et suit certains dossiers avec une réelle autonomie. Effectue les travaux de secrétariat les plus sensibles. Dans ce cadre, elle peut être assistée par un agent administratif ou une secrétaire de métier. Représente son supérieur auprès des autres services de l’Université ou à l’extérieur de l’entreprise. Elle assure la gestion des courriers (départs, arrivés, note de service, fax, etc.).

  1. Service informatique

Service directe de la direction générale, celui-ci sera chargé, de veiller à la bonne marche du parc informatique, du réseau informatique, de l’installation et de l’utilisation de l’intranet, de la formation du personnel aux NTIC, d’assurer la numérisation et la sécurisation des notes des étudiants, de constituer une base de données numérique des archives des FUPA (devoirs, examens, support de cours, document, etc.), de contribuer au développement du site des FUPA.

  1. Directeur Général Adjoint chargé de la pédagogie

Sous l’autorité du DG, il a la responsabilité totale :

  • du service pédagogique : ce service sera chargé de recenser tous les syllabus des cours, de faire valider leurs contenus et les objectifs des cours par les vices-doyens, d’établir les emplois de temps, de traiter les fiches de présence et des enseignants, de faire la programmation des enseignants, d’assurer la bonne tenue des cahiers de texte, de traiter la facturation des cours achevés, de la programmation des évaluations, d’organiser les surveillances des devoirs et examens ;

  • du service de la documentation : ce service sera chargé, de gérer la bibliothèque des FUPA, de rechercher et de mettre à la disposition des étudiants pour consultation toute la documentation (livres, revus spécialisées, publications, bulletins, etc.) nécessaire et utiles pour leur recherche.

  • du service de la scolarité: ce service sera chargé d’accueillir, d’organiser et de réaliser les inscriptions des étudiants. D’accueillir et informer toute personne intéressée par les programme de formation, d’assurer l’archivage des dossiers d’inscription et des résultats scolaires, de traiter les documents de base en cas de besoin (attestations, diplômes, relevé de note, etc.).

  1. Directeur Général Adjoint chargé de l’administration, et des affaires juridiques

Sous l’autorité du DG, il a la responsabilité totale :

  • du service du personnel : ce service sera chargé de la gestion du personnel, de la sécurité sociale, de la gestion des avances et prêts du personnel, de la sécurité sociale des étudiants, de la gestion des vacations des infirmiers et du médecin, du partenariat avec des cliniques de la place.

  • du service juridique et contentieux : ce service sera chargé de rédiger les contrats du personnel, de valider les contrats avec les tiers (fournisseurs), du règlement intérieur et de la gestion du contentieux (étudiants, impôts, cnps, autres tiers) ;

  • du service de la communication et des stages : ce service sera chargé, de promouvoir l’image des FUPA, de préparer tous supports à cet effet, de les représenter, de réaliser un portefeuille d’entreprise qui permettra aux étudiants d’avoir des stages en fin de cycle, d’organiser en mise en stage des filières professionnelles, d’assurer le suivi, de concevoir et de l’exécution d’un plan marketing et de communication des FUPA .

  1. Directeur Général Adjoint chargé des finances et de la comptabilité

Sous l’autorité du DG, il a la responsabilité totale :

  • du service de la comptabilité : ce service sera chargé des enregistrements comptables, des déclarations périodiques, de la production de rapport, de la production des états financiers, de préparer les règlements des tiers (salaires, fournisseurs, honoraires, impôts, cnps), de transmettre l’état des recouvrements des scolarités au service trésorerie.

  • du service trésorerie : ce service sera chargé, de concevoir et de mettre en œuvre la politique d’écolage, de procéder encaissement des créances scolaires,  d’enregistrer les paiements des étudiants, de leur délivrer un reçu de paiement, de planifier les décaissements (règlements fournisseurs, etc. …de la mise à jour du budget de trésorerie, et de la recherche de fonds en cas de besoin.

  • du service achat, gestion du matériel et du stock : ce service sera chargé, d’assurer la reprographie des documents administratifs et pédagogiques, d’assurer la bonne gestion du photocopieur, de la disponibilité du matériel pédagogique, de la disponibilité du matériel de bureau, du stock de produit d’entretien et de bureau, d’assurer la propriété des locaux et des espaces verts, de veiller à la sécurité des biens et des personnes sur le campus des FUPA, de la gestion réunion (enseignants ou autres manifestation à caractère de rassemblement).

 

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